Reconnecter les équipes à distance grâce aux retraites d'équipe

La surprise Team

7 oct. 2024

Les retraites et les événements hors site sont d'excellents moyens de réunir les membres d'une équipe à distance et de renforcer la communauté. Parmi tous les avantages, la principale raison pour laquelle nous continuons à organiser ces événements est la connexion humaine en personne.

Au-delà du simple réseautage, la construction de relations est de loin l'outil le plus précieux pour une entreprise. Plus les gens se sentent connectés à eux-mêmes, aux autres et à votre entreprise, plus votre équipe sera motivée et satisfaite. Dire que votre équipe est une communauté, c'est comme du carburant pour fusée. Nous avons évolué en communautés, nous prospérons en communautés.

Dans notre nouveau monde à distance, une véritable connexion en personne est difficile à trouver, et en tant qu'êtres humains, nous recherchons la libération de substances chimiques comme la dopamine et l'ocytocine lorsque nous interagissons avec les autres. Oui, virtuellement, nous pouvons encore stimuler un certain sens de la connexion. Quelque chose est mieux que rien. Mais les véritables liens se forment en personne. Nous croyons que l'allocation de temps et de ressources pour plusieurs retraites ou événements hors site par an catalysera la croissance de votre équipe à distance.

Voici 5 façons de développer une stratégie de reconnexion réussie pour votre équipe à distance :

Fixez des objectifs spécifiques et soyez clair sur l'intention.

1- Lorsque vous décidez de planifier une retraite ou un événement hors site pour votre équipe, il est impératif d'être clair sur l'intention, ou le pourquoi vous vous réunissez. Célébrez-vous une réalisation ? Voulez-vous que votre équipe travaille mieux ensemble ? Ou peut-être simplement s'amuser ? Si votre objectif est plus social et que vous souhaitez construire une équipe cohésive et résiliente, pensez alors à une retraite.

Le secret ici n'est pas de tout faire tourner autour du travail. Le temps libre permet de former des liens plus organiques. Cet objectif devrait vous aider à définir les attentes pour l'événement et donner à l'équipe une idée du travail réel qui sera accompli pendant leur temps ensemble.

Choisissez des lieux pratiques et conçus pour l'épanouissement humain.

2- La qualité d'une retraite ou un événement hors site est égal à la qualité du lieu. C'est crucial. Un membre de l'équipe à distance peut travailler à distance de n'importe où, mais s'il n'a pas la flexibilité de voyager, alors un événement en présentiel sera extrêmement difficile à organiser.

Règle numéro 1 : rendez-le pratique et accessible pour réduire votre empreinte carbone. La plupart des retraites ou événements hors site sont organisés dans des lieux centraux.

Règle numéro 2 : proximité avec la nature. Être éloigné des grandes villes permet à votre groupe de se concentrer sur l'intention que vous avez fixée, sans les distractions de la vie urbaine. La nature offre une opportunité unique de calme et de concentration sur la reconnexion.

Règle numéro 3 : l'espace doit avoir toutes les commodités et infrastructures pour rendre l'accueil de votre groupe aussi facile que possible. Cela ne signifie pas que vous devez être pris en charge 24/7. Il y a beaucoup de liens qui peuvent se former autour de la préparation des repas et de la vaisselle ensemble. Mais vous voulez vous assurer que toute la logistique de déplacement des groupes de personnes est fluide.

Formez un Comité de Planification

3- Une fois que vous avez identifié un lieu de retraite, il est bon de former un comité de planification. Ce comité de planification devrait inclure les membres suivants de l'équipe :

Le Responsable de la Retraite : Cette personne doit servir de point de contact principal pour l'équipe, ainsi que la personne responsable de la planification de l'événement.
Le Concepteur d'Expérience : Cette personne est responsable de la sélection d'un thème et de la gestion des matériaux, de la décoration, du divertissement et de l'expérience globale de votre événement.
L'Expert en IT : Cette personne est responsable de la sélection des logiciels et applications, de l'équipement audio et visuel, et sera en charge de toute la technologie dont l'équipe aura besoin pour l'événement.
Le Gestionnaire de Communication : Cette personne est responsable de la préparation du plan logistique et de communication de la retraite tout en étant le point de contact central et le centre de ressources pour le groupe.

Planifiez l'agenda pour votre retraite ou événement hors Site

4- Lorsque vous pensez à l'agenda pour l'équipe, nous suggérons la règle 40/30/20 créée par Chase Warrington chez Doist. Ou 40 % de travail, 30 % de plaisir, 20 % de temps libre. Pour commencer ce processus, voici quelques bonnes questions :

Qui participera ?
Quelle est l'intention de réunir ces personnes ?
Que pouvons-nous faire uniquement en personne ?
Qu'est-ce qui est disponible sur le lieu ?
Quel temps fera-t-il pendant notre séjour ?
Quelles activités sont à proximité ?
Quels facilitateurs connaissons-nous ou pouvons-nous embaucher pour compléter notre programmation ?

5- Planifiez les futures retraites et événements hors site. Si vous êtes satisfait de la qualité de la retraite ou de l'événement hors site et du comité de planification, alors vous devriez répéter le processus et planifier des événements supplémentaires à l'avenir. Il est bon d'être proactif dans la planification des futures retraites car il peut être difficile de réunir les gens à nouveau. Plus vous planifiez à l'avance, plus il est facile d'obtenir de meilleures offres et de prendre en compte tous les risques impliqués.

Comme pour tous les aspects de votre entreprise, la communication est clé. Si votre équipe sait quand aura lieu votre prochain événement, elle pourra prendre les dispositions nécessaires pour y être. Nous suggérons un préavis d'au moins 6 mois pour annoncer une future retraite ou événement hors site.

Étape Bonus : Terminez l'Événement sur une Note Positive

La clé du succès des retraites d'équipe à distance est d'éviter l'épuisement et de rendre l'événement mémorable. Vous devez vous assurer qu'il y a une fin heureuse pour tous les participants. Il est important de ne pas rendre l'expérience stressante ou négative.

Après la retraite, il est important de demander des retours. Cela aidera à éviter que le projet ne soit mis de côté et oublié, et vous fournira des informations sur la manière de vous améliorer pour la prochaine fois.

Vous pourriez même envisager d'inclure un rapport spécial post-retraite. Ce rapport devrait inclure un résumé des activités réalisées et certains des retours des participants. Cela peut également vous donner, à vous et à votre équipe, des idées sur la manière d'améliorer la prochaine retraite.